Sygnaliści – jak zbudować skuteczny system? Praktyczne warsztaty

Szkolenie dedykujemy:

1. Wdrażającym i obsługującym oraz usprawniającym systemy do zgłaszania nadużyć.
2. Prowadzącym dochodzenia wewnętrzne.
3. Prawnikom zajmującym się tematyką whistleblowingu i dochodzeń wewnętrznych.
4. Osobom, które obsługują system od strony komnikacji.

Celem szkolenia (po przedstawieniu skróconej charakterystyki wymogów prawnych i przepisów) jest pokazanie, w jak najbardziej praktyczny i przystępny dla organizacji i jej otocznie zorganizować system whistleblowingu. Jak nie dopuścić, aby stał się on narzędziem do składania donosów, tylko pasem transmisyjnym pomiędzy sygnalistami, którym leży na sercu dobro przedsiębiorstwa i ich menadżmentem.

Po szkoleniu uczestnicy będą:

1. Dobrze orientowali się w faktycznych obowiązkach, jakie nakładają na przedsiębiorstwa przepisy o whistleblowingu.
2. Potrafili przeprowadzić szkolenia z zakresu whistleblowingu.
3. Umieli ograniczyć lub rozserzyć zgodnie z prawem i wymogami organizacji zakres działania systemu whistleblowingowego.
4. Rozpoznawali i odróżniali wiarygodne i niewiarygodne zgłoszenia i sygnalistów.
5. Potrafili przeprowadzić w ogólnych zarysach dochodzenie oraz ich najtrudniejsze części – rozmowy wyjaśniające.
6. Potrafili skonkludować dochodzenie i skomunikować rezultaty.
7. Potrafili ułożyć współpracę z sygnalistą, otoczeniem i organami ścigania.

Dzień 1

1. Wprowadzenie do zagadnienia

1. • Rys historyczny – słynni sygnaliści i ich historie
   • Dlaczego sygnalista może być pożyteczny
   • Ewolucja podejścia do sygnalistów na krajowym podwórku (na podstawie raportu Fundacji Batorego i badania Menti wśród uczestników)
   • Wpływ sygnalistów i ich motywacji na organizację

Ćwiczenie praktyczne

• • Wyzwania związane ze zgłoszeniami
  • Wyniki badań ankietowych EY na temat whistleblowing

2. Rozwiązanie instytucjonalne – dyrektywa i krajowa ustawa

1. • Historia i podstawowe założenia Dyrektywy oraz krajowej ustawy dotyczącej whistleblowingu
   • Podstawowe definicje na podstawie polskiej ustawy sankcyjnej i Dyrektywy
   • Zgłoszenia zewnętrzne vs zewnętrzne
   • Zakres ustawowy – podstawowe obszary podlegające ochronie
   • Sygnalista, czyli kto?
   • Nie taki diabeł straszny, czyli – podstawowe obszary podlegające ochronie z mocy ustawy
   • Pozostałe przepisy prawa, na podstawie których można dokonywać zgłoszeń (np. prawo pracy, przepisy dla instytucji finansowych, etc.)

Przykład praktyczny – czy sygnalista podlega ochronie na mocy ustawy w danym przypadku?

1. • Obowiązki i uprawnienia pracodawcy
   • Podstawowe założenia i wymogi dla procedur whistleblowing
   • Zapewnienie poufności zgłoszeń
   • Obowiązki, jakie można nałożyć na sygnalistę
   • Temat zawsze nieprzyjemny – czyli kary i jak się przed nimi chronić (wprowadzenie do systemu)

3. Strach ma wielkie oczy – czyli najważniejsze informacje o tym jak budować przyjazny system – podejście systemowe

• • Omówienie poszczególnych narzędzi – ich wady i zalety
    • Zgłoszenia osobiste (ombudsman / compliance officer)
    • Zgłoszenia telefoniczne
    • Zgłoszenia pisemne (mail i poczta tradycyjna)
    • Zgłoszenia poprzez systemy do rejestracji zgłoszeń
  • Praktyczne porady dotyczące:
    • Gromadzenia danych
    • Zapewniania anonimowości (w tym wyłączenia od wymogu jej zapewnienia)
    • Dostępności kanałów zgłoszeń
  • Systemy whistleblowing budowane na podstawie odrębnych przepisów

Przykład praktyczny – zaprojektowanie systemu dla:

• Dużej spółki produkcyjnej
• Firmy technologicznej
• Instytucji finansowej (banku)

4. Strach ma wielkie oczy – czyli najważniejsze informacje o tym jak budować przyjazny system – podejście behavioralne

• Jak w sposób racjonalny i zgodny z prawem ograniczyć liczbę zgłoszeń niezasadnych?
  • Wyłączenia z reżimu poufności
  • Podejście do zgłoszeń niezasadnych lub nie podlegających ustawie
  • Czas i miejsce przyjmowania zgłoszeń
• Budowanie zrozumienia dla systemu
  • Przykładowe materiały
  • Zakres i miejsce szkoleń
  • Przekazywanie wartości
  • Zdobywanie zaufania potencjalnych sygnalistów
  • Przykłady komunikatów pozytywnych i negatywnych

Przykład praktyczny – zbudowanie programu szkoleniowego dla dużej firmy usługowej z rozwiązaniami

Dzień 2

1. Powtórka z  Dnia 1 na praktycznym przykładzie (jak podejść do zgłoszenia z zakresu mobbingu?)

2. Wprowadzenie do prowadzenia dochodzeń w sprawie zgłoszeń (220 minut – do 80 slajdów)

• • Wymogi dotyczące prowadzenia dochodzenia i informacji dla sygnalisty na podstawie ustawy
  • Sugerowany podział obowiązków przy prowadzeniu działań wyjaśniających (np. między compliance, dział prawny, funkcję HR, etc.)
  • Weryfikacja wiarygodności sygnalisty oraz taktyka prowadzenia rozmów z sygnalistami.
  • Przygotowanie dochodzenia:
    • Stworzenie programu dochodzenia
    • Budowa zespołu
    • Postawienie hipotez i ich weryfikacja
    • Współpraca z sygnalistą
    • Przegląd i weryfikacja dowodów w różnych formach (w tym elektronicznej)
    • Prowadzenie rozmów wyjaśniających
  • Raportowanie wyników dochodzenia
  • Powiadomienie sygnalisty
  • Ewentualne powiadamianie organów ścigania

Przykład praktyczny – przeprowadzenie dochodzenia na bazie wielowariantowego scenariusza (zgłoszenie / decyzja / planowanie / przeprowadzenie i komunikacja)

3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych – prowadzenie spraw przez organy niezależne od przedsiębiorstwa

4. Jak sporządzić dobrą procedurę dotyczącą zgłoszeń i ich wyjaśnienia

5. Działania do podjęcia po dochodzeniu