Automatyzacja procesów zakupowych
To praktyczne szkolenie wyposaży Cię w wiedzę i narzędzia do szybkiej automatyzacji procesów zakupowych – od porządkowania danych i porównywania ofert po tworzenie raportów jednym kliknięciem. Dzięki ćwiczeniom i analizom nauczysz się identyfikować obszary do automatyzacji i wdrażać rozwiązania, które przynoszą wymierne efekty bez wsparcia działu IT.
- Kupców i specjalistów ds. zakupów, którzy chcą usprawnić swoje codzienne obowiązki bez konieczności angażowania działu IT.
- Menedżerów i liderów zespołów zakupowych zainteresowanych automatyzacją procesów zakupowych w łatwy i szybki sposób.
- Osób odpowiedzialnych za optymalizację procesów w zakupach, które poszukują praktycznych, niskokosztowych rozwiązań do wdrożenia „tu i teraz”.
- Analityków zakupów, którzy chcą lepiej oceniać opłacalność automatyzacji i korzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak Excel czy AI.
- Wszystkich, którzy chcą poznać konkretne sposoby i narzędzia do automatyzacji zadań administracyjnych w zakupach i skrócić czas poświęcany na żmudne czynności manualne.
Cele szkolenia:
- Przedstawić pięć kluczowych obszarów, w których automatyzacja przynosi szybkie korzyści i odciąża kupców.
- Nauczyć uczestników, jak samodzielnie ocenić, które procesy zakupowe warto automatyzować i jak tworzyć proste, szybkie usprawnienia bez dużej inwestycji.
- Zaprezentować praktyczne narzędzia i metody pracy z danymi zakupowymi w Excelu, SharePoint oraz narzędziach Google.
- Wprowadzić podstawy modelowania finansowej opłacalności wdrożeń automatyzacji przy pomocy wskaźników ROI, NPV, IRR i Payback period.
- Przedstawić dostępne na rynku rozwiązania automatyzacyjne oraz narzędzia AI wspierające proces zakupowy.
- Poprowadzić uczestników przez ćwiczenia praktyczne, dzięki którym nauczą się identyfikować obszary do automatyzacji i zaprojektować proste, niskokosztowe rozwiązania.
- Stworzyć przestrzeń do dyskusji na temat barier, możliwości rozwoju i inspiracji w automatyzacji zakupów.
Korzyści ze szkolenia:
- Znaczne skrócenie czasu przeznaczanego na rutynowe, ręczne czynności w zakupach.
- Poprawa jakości i szybkości analiz zakupowych oraz raportów dzięki automatycznym narzędziom.
- Zmniejszenie liczby błędów i pomyłek wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
- Odciążenie działu IT poprzez wdrożenie samodzielnych usprawnień i automatyzacji w narzędziach biurowych.
- Umiejętność szybkiego i skutecznego wdrażania prostych rozwiązań automatyzacyjnych.
- Lepsze zrozumienie ekonomicznych aspektów automatyzacji i możliwość podejmowania świadomych decyzji inwestycyjnych.
- Poznanie nowoczesnych narzędzi AI i ich praktycznego wykorzystania w zakupach.
- Inspiracja i gotowość do dalszego rozwoju procesów zakupowych oraz poprawy efektywności pracy zespołu.
Automatyzacja, która odciąża kupca – szybkie usprawnienia bez IT
TOP 5 obszarów automatyzacji w zakupach:
- Porządkowanie danych od dostawców i zamówień,
- Automatyczne porównywanie ofert,
- Generowanie raportów zakupowych jednym kliknięciem,
- Śledzenie statusów zamówień bez ręcznego dopytywania,
- Zgłoszenia zakupowe z prostym workflow.
Szybka ocena, czy warto automatyzować
- Prosta checklista: gdzie najwięcej tracisz czasu lub poprawiasz błędy?
- Jak zyskać „godziny tygodniowo” bez dużych inwestycji?
Ćwiczenie: Mapa frustracji zakupowych
- Wspólnie identyfikujemy najbardziej żmudne punkty procesu.
- Szukamy niskokosztowych rozwiązań, które można wdrożyć „tu i teraz”.
Mini inspiracje:
- Jak inne firmy wykorzystały Excela, SharePoint czy narzędzia Google, żeby odciążyć kupców bez pomocy działu IT – (takie proste przykłady)
Modelowanie opłacalności automatyzacji w Excelu
- Struktura arkusza do oceny opłacalności wdrożeń automatyzacyjnych.
- Modelowanie scenariuszowe i analiza wrażliwości (np. jak zmiana kosztu roboczogodziny wpływa na opłacalność).
- Szablon analityczny do uzupełnienia przez uczestników na przykładzie danych przykładowych.
- Analiza opłacalności za pomocą wskaźników ROI, NPV, IRR, Payback period
Przegląd narzędzi automatyzacyjnych dostępnych dla działów zakupów
- Excel: Import faktur, automatyczne raportowanie, czyszczenie danych dostawców, konsolidacja zamówień.
- Przegląd rynku pod kątem dostępnych narzędzi wspierających
Przegląd narzędzi AI wspierających proces zakupowy
- AI (np. ChatGPT, Copilot, OCR z NLP):
- Tworzenie wniosków zakupowych z maili/dokumentów.
- Klasyfikacja ofert dostawców.
- Rozpoznawanie anomalii i nieefektywności w danych zakupowych.
Ćwiczenie praktyczne: projekt automatyzacji „light”
- Mapowanie wybranego procesu zakupowego.
- Zidentyfikowanie miejsc, gdzie możliwa jest automatyzacja przy niskim koszcie.
- Stworzenie koncepcji prostego rozwiązania z użyciem Excela lub AI.
- Dyskusja grupowa – inspiracje, możliwości rozwoju, bariery we wdrażaniu.
Tomasz Zdziarski - menedżer, konsultant w obszarze FI/CO. Tomasz specjalizuje się w szkoleniach oraz doradztwie w zakresie controllingu, finansów, analiz oraz zarządzania. Na sali szkoleniowej spędził ponad 4500 godzin.
