Standardy ochrony małoletnich w EY Polska

Preambuła

Niniejszy dokument (zwany dalej „Standardami”) stanowi realizację obowiązku prawnego określonego w art. 21 oraz rozdziale 3a ustawy z 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Kontakt spółek wchodzących w skład Grupy EY Polska z małoletnimi odbywa się wyłącznie w ramach praktyk oraz szkoleń organizowanych przez spółki wchodzące w skład Grupy EY Polska dla małoletnich. W tym ograniczonym zakresie Standardy stanowią wyraz starań spółek wchodzących w skład Grupy EY Polska o stworzenie przestrzeni, w której małoletni będą mogli w bezpiecznych warunkach realizować swój potencjał. Spółki wchodzące w skład Grupy EY Polska w duchu społecznej odpowiedzialności biznesu uznają swoją odpowiedzialność za promowanie i szanowanie praw dzieci.

Standardy mają zastosowanie do następujących spółek wchodzących w skład Grupy EY Polska:

  • Ernst & Young Usługi Finansowe Audyt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Polska sp.k.
  • EY Doradztwo Podatkowe Krupa sp.k.
  • Ernst & Young Audyt Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
  • Ernst & Young spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Usługi Księgowe sp.k.
  • Ernst & Young spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Corporate Finance sp.k.
  • Ernst & Young spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Consulting sp.k.
  • Ernst & Young spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Academy of Business sp.k.
  • Ernst & Young Law Zakrzewska i Wspólnicy sp.k.
  • EY Advantage Krupa sp.k.

dalej łącznie zwane „EY”.

Standardy obowiązują każdego pracownika, współpracownika, menedżera i osobę pełniącą funkcję nadzorczą w EY, która uczestniczy w organizacji, prowadzeniu lub nadzorowaniu praktyk dla małoletnich albo szkoleń odbywających się w EY z udziałem małoletnich, bez względu na formę prawną zaangażowania danej osoby w działalność EY.

  • 1. Definicje
  1. Na potrzeby Standardów przyjęto następujące definicje:
  2. Personel – ogół osób zatrudnionych w EY (bez względu na podstawę prawną zatrudnienia), w tym osoby niewyznaczone do pracy z dziećmi;
  3. Opiekun – osoba wyznaczona przez EY spośród Personelu do bezpośredniego nadzoru nad Małoletnim, odpowiedzialna za prawidłowy przebieg praktyki lub szkolenia;
  4. Małoletni – osoba poniżej 18 roku życia realizująca w EY praktyki lub uczestnicząca w szkoleniu organizowanym przez EY dla małoletnich;
  5. Kierownictwo – osoby lub funkcje kierujące działalnością operacyjną EY;
  6. Koordynator – Koordynator ds. ochrony małoletnich wyznaczony przez Kierownictwo;
  7. Krzywdzenie/Krzywda dziecka – każda forma naruszenia integralności psychofizycznej dziecka, w szczególności popełnienie przestępstwa na jego szkodę, stosowanie wobec niego przemocy fizycznej lub psychicznej, zaniedbanie potrzeb dziecka, inna forma krzywdzenia niebędąca przestępstwem, taka jak dyskryminacja lub mobbing;
  8. Przedstawiciel ustawowy – to rodzic/rodzice posiadający pełnię praw rodzicielskich lub opiekun prawny mający prawo do reprezentacji dziecka lub inna osoba uprawniona do reprezentacji na podstawie przepisów szczególnych lub orzeczenia sądu.
  • 2. Prawa i obowiązki Personelu
  1. W trakcie kontaktu z Małoletnim – czy to w ramach praktyk, czy szkolenia organizowanego przez EY – każdy członek Personelu zobowiązuje się do poszanowania godności Małoletniego, jego podmiotowości i praw, ze szczególnym uwzględnieniem prawa do ochrony przed krzywdzeniem.
  2. Wszelkie działania związane z kontaktem z Małoletnim podejmowane są z poszanowaniem prawa do ochrony prywatności Małoletniego oraz jego Przedstawiciela ustawowego.
  3. Każdy członek Personelu zobowiązany jest do:
  4. równego traktowania Małoletniego bez względu na jego pochodzenie, wygląd, przekonania;
  5. szanowania godności Małoletniego jako osoby: akceptowania go, uznawania jego praw, rozwijania samodzielności myślenia i refleksyjności oraz pozwalania mu wyrażać własne poglądy;
  6. uczenia zasad kultury osobistej, kultury zawodowej i przedstawiania wzorów funkcjonowania w społeczeństwie (nawiązywanie i utrzymywanie relacji międzyludzkich, umiejętności interpersonalne);
  7. kontaktu z Małoletnim w duchu współdziałania i współżycia w grupie, ucząc jednocześnie poszanowania zasad szlachetnego współzawodnictwa;
  8. tworzenia w EY kultury otwartości i wzajemnej odpowiedzialności sprzyjającej zgłaszaniu i omawianiu wszelkich zagadnień i problemów dotyczących ochrony Małoletnich;
  9. zwracania uwagi na działania lub zaniechania, które mogą skutkować Krzywdzeniem dziecka;
  10. w przypadku zidentyfikowania zachowań noszących znamiona Krzywdzenia dziecka – postępować zgodnie ze Standardami.
  • 3. Prawa i obowiązki EY
  1. EY dokłada starań, by zatrudniać osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i kompetencje, które podzielają wartości wynikające z przepisów obowiązującego prawa oraz Standardów.
  2. Co do zasady wolno przyjmować na praktyki tylko tych Małoletnich, którzy ukończyli co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową. EY nawiązuje współpracę z Małoletnim realizującym praktyki na podstawie właściwej umowy, zawartej za zgodą Przedstawiciela ustawowego. Każda zmiana istotnych warunków umowy wymaga ponownej zgody Przedstawiciela ustawowego. W przypadku Małoletnich uczestniczących wyłącznie w szkoleniach organizowanych przez EY, ich udział możliwy jest za zgodą Przedstawiciela ustawowego.
  3. Opiekun sprawuje bezpośredni nadzór nad Małoletnim i jest zawsze obecny w czasie i miejscu odbywania praktyki lub szkolenia z udziałem Małoletnich, chyba że praktyka lub szkolenie są realizowane w formie zdalnej.
  4. W przypadku nieobecności Opiekuna rola ta zostanie niezwłocznie przekazana przez Kierownictwo innej osobie spełniającej wymagania nałożone przepisami prawa.
  5. W razie potrzeby EY wyznacza dodatkową osobę do działalności z udziałem Małoletnich.
  6. Przed dopuszczeniem osoby do działalności z udziałem Małoletnich:
  7. osoba ta składa zaświadczenie dotyczące niekaralności za przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności oraz przestępstwa na szkodę małoletniego, oraz o toczących się względem niego postępowaniach karnych, a także oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich;
  8. EY sprawdza, czy dane tej osoby nie zostały zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
  9. Weryfikacja niekaralności osoby dopuszczonej do działalności z udziałem Małoletnich następuje każdorazowo przed skierowaniem jej do działalności z udziałem Małoletnich, chyba że co innego wynika z przepisów prawa. Weryfikuje się także osoby dopuszczone do działalności z udziałem Małoletnich po raz pierwszy od dnia wejścia w życie Standardów, nawet jeśli były zatrudnione w EY przed wejściem w życie Standardów.
  10. Każdy członek Personelu zobowiązany jest do zapoznania się ze Standardami przed dopuszczeniem go do działalności z Małoletnimi, co potwierdza podpisaniem stosownego oświadczenia.
  11. Pozostałych członków Personelu nie weryfikuje się pod kątem niekaralności za przestępstwa przeciwko małoletnim, chyba że dana osoba zostanie dopuszczona do pracy z Małoletnimi.
  12. Koordynator cyklicznie, nie rzadziej niż raz na 2 lata dokonuje przeglądu treści Standardów pod kątem ich aktualności w zakresie przepisów prawa, a także funkcjonalności w zakresie ochrony dzieci i potrzeb organizacyjnych EY. Wnioski z przeprowadzonej oceny należy pisemnie udokumentować. Na podstawie przeprowadzonego przeglądu Koordynator przedstawi propozycje zmian Kierownictwu do akceptacji.
  13. Kierownictwo sprawuje nadzór nad realizacją Standardów w EY.
  • 4. Procedury interwencji
  1. Personel działa na rzecz ochrony Małoletnich przed Krzywdzeniem w ramach wszelkich kontaktów z małoletnimi związanych z organizowanymi przez EY praktykami lub szkoleniami. Każda informacja dotycząca podejrzenia Krzywdzenia dziecka traktowana jest poważnie i wyjaśniana, bez względu na to czy pochodzi od Małoletniego, Przedstawiciela ustawowego, członka Personelu lub innej osoby oraz czy dotyczy podejrzenia Krzywdzenia ze strony innego Małoletniego, Przedstawiciela ustawowego, członka Personelu lub innej osoby.
  2. Członek Personelu, który zauważył oznaki podejrzenia Krzywdzenia lub Krzywdzenia dziecka jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym Koordynatora. W przypadku podejrzenia Krzywdzenia lub Krzywdzenia dziecka przez Koordynatora, członek Personelu informuje bezpośrednio Kierownictwo.
  3. Koordynator lub Kierownictwo rozpoznaje sytuację osobiście, podejmuje odpowiednie czynności w celu zbadania sprawy, w tym w szczególności prowadzi rozmowę wyjaśniającą z Małoletnim i ewentualnymi świadkami zdarzenia oraz udziela Małoletniemu wsparcia niezbędnego w danej sytuacji. Z rozmowy sporządzona zostaje notatka.
  4. W przypadku ujawnienia krzywdzenia Małoletniego Koordynator lub Kierownictwo ustala plan wsparcia Małoletniego. Stosownie do okoliczności sprawy plan wsparcia może być ustalany w porozumieniu z Przedstawicielem ustawowym i innymi osobami lub instytucjami.
  5. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa lub zagrożenia dobra lub bezpieczeństwa Małoletniego Koordynator lub Kierownictwo podejmuje niezwłocznie interwencję prawną. Decyzję o podjęciu interwencji polegającą na przesłaniu zawiadomienia do stosownych organów państwowych podejmuje Kierownictwo. O pozostałych interwencjach Kierownictwo jest informowane.
  6. W przypadku bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia Małoletniego, członek Personelu, który pozyskał taką informację, niezwłocznie podejmuje interwencję poprzez natychmiastowe powiadomienie telefoniczne o bezpośrednim zagrożeniu bądź naruszeniu życia i zdrowia Małoletniego do odpowiednich organów państwowych.
  7. Wszystkie czynności związane z interwencją, w tym ujawnione lub zgłoszone incydenty lub zdarzenia zagrażające dobru małoletniego, są dokumentowane i przechowywane przez Koordynatora lub Kierownictwo w postaci karty interwencji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  • 5. Zasady bezpiecznych relacji Personelu z Małoletnimi w ramach praktyk i szkoleń
  1. Każdy członek Personelu zobowiązany jest do stosowania bezpiecznych zasad relacji z Małoletnim w trakcie praktyk oraz szkoleń organizowanych przez EY dla małoletnich, które mają na celu niedopuszczenie do wyrządzenia Krzywdy dziecku.
  2. Niedopuszczalne są następujące zachowania członków Personelu wobec Małoletnich:
  3. wszelkie zachowania, które zawstydzają, upokarzają, deprecjonują lub poniżają Małoletniego, lub mają znamiona innych form przemocy psychicznej, fizycznej lub wykorzystywania seksualnego;
  4. niestosowny kontakt fizyczny z Małoletnim, naruszający godność Małoletniego;
  5. podawanie Małoletniemu alkoholu, leków, wszelkich środków psychoaktywnych;
  6. akceptowanie bądź uczestniczenie w nielegalnych czynnościach, w które angażowany jest Małoletni;
  7. nawiązywanie relacji o charakterze seksualnym z Małoletnimi;
  8. zachowywanie się w sposób seksualnie prowokacyjny;
  9. rejestrowanie wizerunku Małoletnich bez ich wiedzy i zgody, jak i bez zgody Kierownictwa.
  10. Każdy członek Personelu powinien zwracać uwagę, czy Małoletni – zarówno w trakcie praktyk, jak i szkoleń – zachowują się zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz natychmiast reagować w przypadku wystąpienia nieprawidłowości.
  11. Małoletni mają możliwość podłączenia własnych urządzeń do bezprzewodowej sieci internet i/lub korzystania z udostępnionych im urządzeń elektronicznych z dostępem do internetu, w zakresie niezbędnym do realizacji praktyk lub udziału w szkoleniu organizowanym przez EY. Urządzenia udostępnione Małoletnim, jak i sieć bezprzewodowego internetu zostały zabezpieczone oprogramowaniem blokującym dostęp do stron o charakterze pornograficznym. Za bieżącą aktualizację oprogramowania odpowiada dział IT.
  12. Pracodawca nie kontroluje tego, w jaki sposób Małoletni korzystają z internetu we własnych urządzeniach.
  13. Naruszenie postanowień Standardu przez członka Personelu może stanowić podstawę do pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, w tym do nałożenia kary porządkowej (upomnienie, nagana) lub rozwiązania umowy.
  • 6. Postanowienia końcowe
  1. W sprawach nieuregulowanych Standardami zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa.
  2. Standardy zostały wprowadzone stosowną decyzją Dyrektora ds. Personalnych powołanego w każdej spółce EY.
  3. EY udostępnia Personelowi Standardy w sposób zwyczajowo przyjęty w EY oraz zamieszcza Standardy na stronie internetowej EY tak, by Przedstawiciele ustawowi oraz małoletni mieli do nich dostęp.
  4. Standardy obowiązują od dnia ich ogłoszenia w EY.

 

 

WZORY

Oświadczenie o zapoznaniu się ze standardami ochrony małoletnich

…………………………………
Miejscowość, data

Oświadczam, że zapoznałam/em się z dokumentem „Standardy ochrony małoletnich” przyjętym w ………………………. [wpisać firmę lub nazwę] i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

……………………………………………………………………………
Imię i nazwisko

 

 

Karta interwencji

1. Imię i nazwisko dziecka
2. Przyczyna interwencji (co się wydarzyło)
3. Osoba zawiadamiająca o krzywdzeniu
4. Opis podjętych działań
5. Kontakt z opiekunami dziecka (daty, forma, przedmiot spotkania/kontaktu)
6. Forma podjętej interwencji np. (zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, wniosek o wgląd w sytuację dziecka/rodziny, inne)
7. Dane dotyczące interwencji (nazwa organu, do którego zgłoszono interwencję) i data interwencji
8. Wyniki interwencji (jeśli wiadomy)